1. Các giải pháp cơ bản để nâng cao sử dụng dịch vụ công trực tuyến đối với cơ quan, đơn vị cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc huyện
Tăng cường chỉ đạo, quán triệt tất cả lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải quyết tâm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng hệ thống CNTT đã được đầu tư như: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phần mềm chỉ đạo điều hành của chủ tịch UBND, UBND huyện, trang thông tin điện tử, thư điện tử công vụ, dịch vụ công trực tuyến... để phục vụ xây dựng chính quyền điện tử, CCHC.
Đẩy mạnh công tác truyền thông, nâng cao nhận thức, thay đổi tư duy, tăng cường đào tạo, phổ cập về tin học, kỹ năng sử dụng internet cho cán bộ, công chức, viên chức và người dân, nhằm nâng cao hiệu quả mức độ sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ cao. Tiếp tục thông tin, truyền thông, tuyên truyền vận động dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến một cách hiệu quả hơn. Nên có cán bộ công chức hướng dẫn; tập trung vào những thủ tục có số lượng hồ sơ phát sinh cao, nhất là phải yêu cầu các cơ quan, đơn vị khối nhà nước tăng cường sử dụng trước. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND & UBND bố trí công chức hỗ trợ người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến khi đến đây thực hiện thủ tục hành chính.
Định kỳ kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công của tỉnh tại cấp xã, tối thiểu mỗi năm một lần, thời điểm tốt nhất là khoảng đầu quý III hàng năm.
Văn phòng HĐND & UBND thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công của tỉnh tại cấp xã, trên cơ sở báo cáo tổng hợp của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện báo chủ tịch UBND các xã, thị trấn chỉ đạo, chấn chỉnh, giải quyết, xử lý những hạn chế trong việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến để thực hiện thủ tục hành chính. Có một biện pháp khá hiệu quả là Chánh văn phòng gửi ảnh chụp báo cáo tình hình, kết quả giải quyết hồ sơ đơn vị tiếp nhận và xử lý hồ sơ lên Zalo – Nhóm Chánh văn phòng và các Chủ tịch UBND các xã, thị trấn, như vậy vừa là thông báo kết quả, qua đó những Chủ tịch UBND xã, thị trấn có tỷ lệ giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến đạt thấp cũng biết để chỉ đạo, đôn đốc, xử lý. Việc đăng công khai như vậy cũng có tác dụng tích cực quyết tâm cải thiện vị trí trong “bảng xếp hạng” của huyện.
2. Các giải pháp cơ bản để nâng cao sử dụng dịch vụ công trực tuyến đối với cơ quan, đơn vị cung cấp dịch vụ công trực tuyến tại các xã, thị trấn
Thực hiện đẩy mạnh tuyên truyền về dịch vụ công trực tuyến đến 100% khu dân cư và người dân trên địa bàn bằng nhiều hình thức. Trong đó, tuyên truyền trọng tâm về lợi ích của dịch vụ công trực tuyến trên hệ thống loa truyền thanh của xã; gửi thông báo hướng dẫn sử dụng dịch vụ công trực tuyến tới tất cả các Bí thư chi bộ, Trưởng khối, bản để phổ biến, quán triệt trong các cuộc họp, sinh hoạt khu dân cư. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi để người dân tiếp cận và làm quen với việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Với phương châm “mưa dầm thấm lâu”, để người dân hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến là điều không phải “một sớm một chiều” có thể làm được mà phải kiên trì tuyên truyền, giải thích.
Phát huy sức mạnh của cả hệ thống chính trị nhằm triển khai sâu rộng, có hiệu quả dịch vụ công trực tuyến, nỗ lực khắc phục khó khăn, quyết liệt trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện, luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm và sẵn sàng đồng hành với người dân. Lựa chọn, bố trí cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp ứng xử tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, thái độ, tác phong phục vụ để làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Để người dân biết, hiểu, tin và thực hiện các thủ tục hành chính bằng hình thức trực tuyến, song song với việc tăng cường hoạt động truyền thông về sử dụng dịch vụ công trực tuyến.
Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát cán bộ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ người dân đăng ký tài khoản, nộp hồ sơ trực tuyến và liên kết với ngân hàng để người dân thanh toán lệ phí hồ sơ qua QR-Code. Đa số người dân trên địa bàn không có điều kiện tiếp xúc nhiều với máy tính, điện thoại thông minh nên rất bỡ ngỡ khi tiếp cận với dịch vụ công trực tuyến, đa số đều chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp. Do đó, phải giải thích, hướng dẫn từng người lập tài khoản, thao tác gửi hồ sơ qua mạng, kiên nhẫn, kiên trì “hạn chế làm thay”. Công chức trực tiếp “cầm tay chỉ việc”, hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường mạng nhằm giúp người dân hiểu và thành thạo kỹ năng tạo lập, gửi hồ sơ trực tuyến. Bên cạnh đó, thường xuyên rà soát, đơn giản hóa và cắt giảm các thủ tục không cần thiết để tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Từ đó gỡ bỏ tâm lý “ngại khó”, giúp người dân quen với việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến và chủ động thực hiện gửi, theo dõi quá trình giải quyết thủ tục hành chính qua mạng chứ không đến trụ sở để nộp hồ sơ giấy nữa. Việc này đồng thời giúp giảm khối lượng công việc cho đội ngũ cán bộ xã, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Người đứng đầu xã nêu cao vai trò gương mẫu, trách nhiệm trong chỉ đạo, kiểm tra; đội ngũ cán bộ cập nhật mọi kiến thức, kĩ năng để hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Mặc dù cơ sở vật chất như máy móc, thiết bị (máy tra cứu, máy lấy số tự động, máy tính, máy in, máy quét) đã được đầu tư lắp đặt, tuy nhiên trong quá trình thực hiện cần khắc phục các lỗi vặt trong quá trình thực hiện, những hỏng hóc nhỏ, đường truyền chậm… để tạo điều kiện cho việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ trực tuyến. Quan tâm bảo trì hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, có tính cập nhật cao, đảm bảo an toàn và đáp ứng hoạt động truy xuất thông tin nhanh chóng, hiệu quả, đẩy mạnh.