Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điều 4, Khoản 1, Điểm k quy định về nội dung trên hóa đơn đã lập như sau:
“k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên. Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.”
Như vậy khi viết hóa đơn
– Chữ viết trên hóa đơn phải là tiếng Việt và chữ số trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên.
– Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu phân cách trên hóa đơn là dấu chấm; nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị.
– Nếu doanh nghiệp có sử dụng dấu phân cách tự nhiên trên hóa đơn là dấu phẩy sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán thì trước khi sử dụng doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Tuy nhiên việc quy định dấu phân cách trên như vậy có rất hạn chế đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm kế toán và trên phần mềm dấu phân cách có thể là dấu chấm hoặc dấu phẩy. Hoặc doanh nghiệp tự in hóa đơn dấu phân cách trên hóa đơn là dấu phẩy.
Bộ Tài Chính đã sửa đổi, bổ sung Điểm k, Khoản 1, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Thông tư 26/2015/TT-BTC tại Điều 3, Khoản 1 quy định về dấu phân cách trên hóa đơn như sau:
“Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;“
Căn cứ theo quy định trên:
– Người bán được lựa chọn sử dụng dấu phân cách trên hóa đơn là dấu chấm sau chữ số hàng nghìn,triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ, nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị.
– Doanh nghiệp có thể sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán. Doanh nghiệp không cần phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế.